Das Sonntagsgespräch Sandra Schüssel und Tom Erben über VLB-TIX: „Was zählt, ist der Kundennutzen“

BuchMarkt hat mit den beiden Machern von VLB-TIX über den Status Quo ihres Angebots gesprochen: Sandra Schüssel steuert als Leiterin MVB Labs das Projekt VLB-TIX inhaltlich, Tom Erben hat als Leiter Verkauf und Marketing VLB-TIX die Kundenperspektive im Blick.

Sie sprachen mit uns darüber, wie Vertreter und Buchhändler auf der derzeitigen Vertreterreise mit dem System umgehen.

Warum nutzen noch nicht alle Verlage und Buchhandlungen längst VLB-TIX?

Tom Erben und Sandra Schüssel (© Petra Gass)

Sandra Schüssel: Die Einführung von VLB-TIX ist verbunden mit einem umfangreichen Change-Prozess auf beiden Seiten. In vielen Unternehmen werden derzeit die Workflows für den Umgang mit Daten optimiert – was im Übrigen nicht nur VLB-TIX zugutekommt. Die Verlage machen sich fit, und die Buchhandlungen ebenfalls. In Berlin findet am 28. Juni auf Initiative von Aufbau, Ullstein und Dussmann der erste VLB-TIX-Stammtisch statt. Das zeigt: Buchhändler und Verlage möchten gemeinsam mit unserem Titelinformationssystem erfolgreich sein.

Tom Erben: Im Buchhandel eröffnet die digitale Vorschau neue Recherche- und Bestellmöglichkeiten, die abseits der gewohnten Pfade der gedruckten Vorgänger liegen. Das schafft Lust und Frust zugleich. Aber wir sind davon überzeugt, dass VLB-TIX mittelfristig überall zum Einsatz kommen wird, weil es Arbeitsprozesse einfacher macht und so für mehr Effizienz sorgt.

Welche Rolle spielen die Nutzer bei dieser Weiterentwicklung?

Sandra Schüssel: Die kundenzentrierte Sicht auf VLB-TIX ist und bleibt für uns maßgebend. Im agilen Entwicklungsprozess stehen wir im ständigen Dialog mit unseren Kunden. Regelmäßig finden Kundentreffen sowie Einzelgespräche mit Anwendern aus Verlagen und Buchhandlungen statt. Außerdem nutzen wir die Plattform Basecamp für den permanenten Austausch. Jede Präsentation von VLB-TIX vor Verlagen und Buchhändlern, wie zum Beispiel bei zahlreichen Veranstaltungen der Landesverbände im Börsenverein, dient dem Abgleich von Soll/Ist-Zuständen unseres Systems. Wir kennen viele dieser Anforderungen bereits im Detail und haben Spezifikationen ausgearbeitet, die fest im Projektplan verankert sind. Dabei entstehen jede Woche neue (in Teilen auch sich widersprechende) Ideen und Wünsche. Um diesen kreativen Input aus der Branche in ein erfolgreiches Produkt zu überführen, besteht die Hauptaufgabe der Projektsteuerung in der Gewichtung und Priorisierung der Interessen, immer auch vor dem Hintergrund unserer Ressourcen.

Die derzeit teilnehmenden Verlage arbeiten mit unterschiedlicher Intensität an VLB-TIX. Hier gibt es offenbar personelle und zeitliche Ressourcenprobleme?

Sandra Schüssel: Wir können die unterschiedlichen Geschwindigkeiten bei den Verlagen bestätigen. In der Mehrheit testen Verlage derzeit das System und wollen, wie Random House dies bereits im BuchMarkt angekündigt hat, mit der Frühjahrsvorschau 2017 den Verkauf über VLB-TIX starten. Verlage haben bereits mehr als 5.300 Novitäten mit Zusatzinfos angereichert. Das ist eine bemerkenswerte Zahl, da wir ja erst vor fünf Monaten mit dem System rausgegangen sind. Die Buchhändler erwarten die Vorschauen all ihrer Verlage im System, um aktiv mit VLB-TIX zu arbeiten. Auch wenn die großen Verlagsgruppen Bonnier, Holtzbrinck und Random House sich bereits für VLB-TIX entschieden haben: Manche Verlage wollen erst ihr komplettes Vorschau-Set einstellen, wenn eine gewisse Handelsdurchdringung erreicht ist. Hier gilt es, das gemeinsame Ziel, die Effizienzsteigerung auf beiden Seiten, im Blick zu behalten.

Tom Erben: Viele Verlage müssen sich auch erst daran gewöhnen, dass sich durch VLB-TIX für den Händler die Transparenz im Einkauf erhöht. Aber der Verlag profitiert nur von starken, leistungsfähigen Händlern, die sich auf den Verkauf konzentrieren und ihren Kunden gute Angebote machen. Wichtig ist aus unserer Sicht, dass die Verlage ihr Datenmanagement abteilungsübergreifend organisieren. Dafür müssen die Bereiche IT und Marketing zusammenrücken, um die Aufgaben, vor denen die Verlage für ihre Online-Präsenz stehen, zu bewältigen. Diese Erkenntnis hat sich noch nicht überall durchgesetzt. Was wir von Seiten VLB-TIX anbieten, sind konkrete Hilfestellungen: Wenn ein Verlag neu dazukommt, stellen wir unentgeltlich die Verlagsvorschauen für ihn ein. Wir beraten intensiv zu ersten Schritten und arbeiten insbesondere mit Büro Süd und Literaturtest als Agenturpartnern zusammen, die Verlage nach Bedarf unterstützen. Zudem bieten wir Webinare, Schulungen und Workshops an. Auch die Kollegen von VLB und VLB-Services bieten hier sinnvolle Unterstützung, etwa zur Optimierung von Metadaten und bei der thema-Klassifikation.

Wie genau greifen VLB und VLB-TIX ineinander? Müssen die Verlage ihre Daten mehrfach pflegen?

Sandra Schüssel: Wir sehen das VLB als Datendrehscheibe. Hier sollen alle Daten der Branche einfließen und von dort an andere Systeme, u. a. VLB-TIX, verteilt werden. Ziel ist es, dass Verlage gerade nicht mehrere Systeme parallel mit den gleichen Daten beliefern müssen. Als Datenlieferant, der mit allen Abnehmern kompatibel sein soll, kann das VLB aber nur branchenstandardisierte Daten aufnehmen. Deshalb haben wir für Daten, die derzeit noch nicht in ONIX geliefert werden können, die Möglichkeit einer XML-Lieferung direkt in VLB-TIX geschaffen. Wir sehen dies als Übergangslösung und treiben die ONIX-Version 3.0 als Standard voran, in dem ein großer Teil der marketingrelevanten Daten mitgeliefert werden kann.

Stichwort VLB: Kürzlich hat die MVB von den unabhängigen Verlagen öffentliche Kritik für die Erhöhung der Titelmeldegebühren einstecken müssen. Wird sich das negativ auf die Akzeptanz von VLB-TIX auswirken?

Sandra Schüssel: Ich denke nicht. Beide Systeme hängen zwar zusammen, müssen sich aber unabhängig voneinander rechnen. Für ihre jeweiligen Anwendungsbereiche tragen sowohl das VLB als auch VLB-TIX durch die standardisierten Datenprozesse einen wesentlichen Anteil zur Effizienzsteigerung innerhalb der Buchbranche bei. Damit das auch in Zukunft der Fall ist, müssen wir fortlaufend in die Produktentwicklung investieren. Je leistungsfähiger die Systeme sind, desto höher ist der Nutzen für alle Beteiligten. Und dieser Effekt ist am Ende ausschlaggebend für die Akzeptanz bestehender und neuer Angebote, ganz gleich ob auf Verlagsseite oder in den Buchhandlungen.

Wie steht es denn derzeit um die Akzeptanz im Sortiment? Können die Buchhändler ihren Einkauf überhaupt schon mit VLB-TIX umsetzen?

Tom Erben: Ja, natürlich. Eine ganze Reihe von Buchhandlungen nutzen VLB-TIX bereits sehr aktiv, auch für ihren Einkauf. Die Prozesse im Handel beim Einkauf sind jedoch extrem vielfältig – das reicht von der inhabergeführten Kiezbuchhandlung, über kleinere Filialbetriebe, Regionalketten und starke Independents bis hin zu den großen Filialisten. All diese Händler haben unterschiedlich strukturierte Einkaufsprozesse, von denen wir bereits viele in VLB-TIX abbilden.

Sandra Schüssel: Die Schnittstellen zu den Warenwirtschaftssystemen sind bereits vorhanden. Auch die Anbindung der Vertretersysteme wird derzeit realisiert. Weitere wichtige Funktionen wie die Bestellung von Aktionspaketen, die Filterbarkeit der Vorschauen nach Vertriebseinheiten oder die Anforderung von elektronischen Leseexemplaren sind in Arbeit.

Trotzdem ist der Buchhandel nach Wahrnehmung vieler Verlage bisher zurückhaltend beim Einsatz von VLB-TIX …

Tom Erben: Seit dem offiziellen Start von VLB-TIX haben sich bereits über 650 Buchhandlungen mit über 1.300 Personen für VLB-TIX registriert, das zeigt das große Interesse auch auf Handelsseite. Seitens der Verlage verzeichnen wir fast 500 Unternehmen mit ebenfalls über 1.300 weiteren Personen. Insgesamt haben sich bereits über 3.000 Nutzer für das System registriert. Die Nutzungsintensität der Teilnehmer ist dynamisch, die Zugriffszahlen wachsen jeden Monat im hohen zweistelligen Bereich. Ein Teil der Verlage lernt derzeit mit dem System umzugehen, eine kleine aktive Gruppe setzt VLB-TIX bereits für die gezielte Novitätenvermarktung ein, insbesondere im Bereich Key Account.

Sandra Schüssel: Ein Beispiel ist der W. Bertelsmann Verlag, der in seinem Newsletter direkt auf die eigenen Vorschauen in VLB-TIX verlinkt. Diese Vorschaulinks lassen sich auch ohne Registrierung für das Titelinformationssystem von jedermann öffnen. Auf Handelsseite werden derzeit aber vor allem noch mehr aktuelle Vorschauen der Verlage gewünscht. Dort wird im Hintergrund viel an Workflows gewerkelt, um die Vorschauen in ganzer Pracht präsentieren zu können. Verlage wie Hanser, Klett-Cotta, Schattauer, DTV, Aufbau, Langenscheidt u.v.a. zeigen schon jetzt was in VLB-TIX alles möglich ist.

Bei kleineren Sortimenten scheint dennoch die Meinung populär zu sein „Wir warten mal ab, ob sich das durchsetzt. Noch haben wir ja die gedruckten Vorschauen“.

Tom Erben: Wir erleben da ganz pragmatische, aber auch begeisterte Buchhändler. Mein Lieblingsbeispiel ist die Arbeitsweise „ich reiße mal alle Seiten aus der Vorschau und bestelle dann monatsweise“ – hier wird ja schon digital gedacht, aber noch analog gemacht! Spätestens wenn ich Buchhändlern zeige, dass Vorschauen in VLB-TIX nach Vertreternamen gesucht und gefunden werden können, die Verlage im System angelegt haben, verfliegt die anfängliche Skepsis. Stellvertretend seien hier Erika und Sabine Krissel von Buchkrissel zitiert: „VLB-TIX wird sich schnell verbreiten, denn es bietet viele Vorteile für uns Buchhändler. Jetzt brauchen wir die Vorschauen der Verlage, damit wir unseren Einkauf damit organisieren können.”

Auch bei den Filialisten werden zusätzlich zur sehr zeitaufwendigen Erstellung und Bearbeitung der digitalen Vorschauen noch die bisherigen individuellen „Schwerpunktmappen“ eingefordert.

Sandra Schüssel: Auch hier sorgt die digitale Vorschau für effizientere Prozesse. Wir erhalten gutes Feedback auf die Funktion, die PDF-Vorschau oder Excel-Titellisten in wenigen Sekunden komplett als Titelliste in VLB-TIX zu übernehmen. Für Filialisten wie Dussmann, Hugendubel und Thalia haben wir eigene Templates für die Titeldarstellung entwickelt. Verlage können über diese Templates maßgeschneidert Listungs- und Bestellvorschläge übermitteln. Der Verlag kann empfängerspezifische Referenztitel mitgeben und die Vorschau direkt aus VLB-TIX an den Kunden oder Kundengruppen verschicken.

Tom Erben: Die großen Buchhändler beschäftigen sich sehr intensiv mit der Umstellung ihren Häusern, auch das geht nicht von heute auf morgen. Bei Dussmann fand gerade ein VLB-TIX-Workshop mit allen Einkäufern unter Verlags- und Vertreterbeteiligung statt. Bei Rombach und Lehmkuhl laufen Tests auf den Hausbörsen. Wittwer hat angekündigt, den Einkauf 2017 mit VLB-TIX bestreiten zu wollen.

Wie kann der Fachhandel mit VLB-TIX arbeiten? Müssen die Kollegen ein VLB-Abo haben?

Sandra Schüssel: Nein, es gibt keinerlei Barrieren oder Zugangsbeschränkungen, jeder hat Zugang zum System. Verlage können ihre Vorschauen und Kataloge – auch unbegrenzt mit Titeln der Backlist – gezielt Fachhändlern zur Verfügung stellen. Verlagen steht offen, auch Nonbooks ans VLB zu melden.

Die Vertreter begegnen VLB-TIX mit Zurückhaltung und Sorge, weil sie fürchten, dass ihr Berufsstand mit der Durchsetzung der digitalen Vorschau im Handel überflüssig wird. Ist das so?

Tom Erben: Nein, diese Sorge ist unbegründet. Es geht vielmehr darum, die Vertreter in ihrem Arbeitsalltag bestmöglich zu unterstützen. Wie sich das konkret auf das Vertretergespräch auswirkt, ist noch zu gestalten. Da gibt es auch in den Verlagen unterschiedliche Philosophien. Gibt es feste Konditionen oder zaubern die Vertreter im Gespräch Sonderkonditionen hervor? Der Buchhändler will weiter Beratung, aber muss er deshalb dem Vertreter seine Zahlen zurufen oder kann er sie nicht einfacher elektronisch übermitteln? Die Vertreter waren und sind ja an der Entwicklung von VLB-TIX beteiligt: Präsentationen und Diskussionen gab es bereits auf der Vertreterjahrestagung in Achern sowie auf den Vertreterbörsen in Berlin, Hamburg, Konstanz und in NRW. Zudem bieten wir regelmäßig Webinare für Vertreter an.

Sandra Schüssel: Die Anwendungsfälle für das Vertretergespräch sind in der Tat von Verlag zu Verlag unterschiedlich, so dass es hier nicht den einen Ablauf gibt, sondern verschiedene Nutzungsmöglichkeiten des Systems. Was wir aber möglich machen möchten, ist der Import der Bestelldatensätze in die Vertretersysteme der Auslieferungen. Hierzu stehen wir nicht nur mit den Verlagen und Vertretern, sondern auch mit Auslieferungen wie Prolit, VVA, KNO und SVS im engen Kontakt.

Zum Abschluss: Welche Best-Practice-Empfehlungen können Sie Sortimentern an die Hand geben?

Sandra Schüssel: Buchhändler können ihre Top-Verlage als „Meine Verlage“ kennzeichnen und jedes beliebige Suchergebnis danach filtern. So hat man die Novitäten seiner favorisierten Verlage immer im Blick. Zweites Beispiel: Die individuelle Warengruppensystematik. Jeder Buchhändler kann seine eigene Systematik hochladen und Titel nach dieser eigenen Einteilung filtern.

Tom Erben: Und noch ein drittes Beispiel: über die Notizfunktion können sich die Kolleginnen und Kollegen in einer Buchhandlung sehr einfach mit ihren Kollegen über einen Titel austauschen. Die Notizen sind inzwischen nicht nur in der Titeldetailansicht, sondern auch in der Listenansicht verfügbar. Man kann Vorschauen nach Notizen filtern und sieht auf einem Blick: Welcher Kollege hat welches Buch kommentiert?

VLB-TIX in Zahlen (Stand: 12.06.2016)
Zahl der recherchierbaren Titel gesamt: 2.312.711
Zahl der Novitäten: 371.366 (Erstankündigungstermin bis 1 Jahr nach Erscheinen)
Zahl der registrierten Verlagsnutzer: 1.351
Zahl der registrierten Buchhandelsnutzer: 1.370
Zahl der Vorschauen gesamt: 485
VLB-TX ist seit Januar 2016 online

In der August-Ausgabe von BuchMarkt berichten Buchhändler über ihre ersten Erfahrungen mit VLB-TIX.

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