„Verlagssoftware als Teamplayer“ – ein Gespräch mit Dominik Huber und Christian Gerlich zur Einführung von PONDUS bei den Holtzbrinck Buchverlagen „Es geht immer um das gemeinsame Arbeiten an einer Veränderung“

Nachdem PONDUS termingerecht bei S. Fischer und Argon eingeführt wurde, ist die Verlagssoftware jetzt bei der gesamten Gruppe der Holtzbrinck Buchverlage im Einsatz. Christian Gerlich, CIO der Holtzbrinck Buchverlage GmbH, gibt Auskunft zur Entscheidung der Verlage für und zur Arbeit mit PONDUS. Und PONDUS-Geschäftsführer Dominik Huber erläutert, was bei der Einführung einer Software „Zusammenarbeit mit dem Kunden“ bedeutet.

Christian Gerlich (c)privat

BuchMarkt: Herr Gerlich, die Verlagsgruppe Droemer Knaur sowie Kiepenheuer & Witsch setzen PONDUS schon längere Zeit als Verlagssoftware ein. Jetzt ist das System für die gesamte Gruppe der deutschsprachigen Holtzbrinck-Verlage nutzbar. Technische Basis, Usability oder andere Eigenschaften – welche waren die wichtigsten Gründe für Ihre Entscheidung?

Christian Gerlich: Neben den positiven Erfahrungen der Verlage Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch sprachen eine Reihe weiterer Gründe für den übergreifenden Einsatz von PONDUS. Zu nennen sind hier insbesondere die intuitive, übersichtliche Struktur der Applikation und ihre auch hinsichtlich möglicher Schnittstellen offene Technologie. Aber auch die Einbeziehung von uns als Kunde in die weitere Gestaltung der Product Roadmap war ein Argument für PONDUS.

Innerhalb der Holtzbrinck Buchverlage managen wir bei der hgv die Applikationen für unsere Schwesterfirmen. Die Wartung, die Weiterentwicklung und der Betrieb unterschiedlicher, individuell konfigurierter und angepasster Applikationen für fünf Verlage ist ein Komplexitäts- und damit auch Kostentreiber, der zudem nichts zur Platzierung und Differenzierung der Verlagsprogramme auf dem Buchmarkt beiträgt.

Die höchsten Kosten im Zusammenhang mit einer Standard-Software entstehen nämlich nicht einmalig bei der Einführung, sondern bei ihrem Betrieb und den damit ständig verbunden Anpassungen, Releasewechseln und dem Testing, insbesondere bei starken Abweichungen vom Standard. Auch deswegen haben wir uns innerhalb der Holtzbrinck Publishing Group bereits 2014 für eine klare Cloud-Strategie entschieden.

PONDUS ist zwar keine reine SaaS-Lösung, wir haben aber gemeinsam mit PONDUS ein Modell gefunden, dass dem klassischen SaaS-Ansatz sehr nahekommt.

Mit einem über die Verlage hinweg harmonisierten Ansatz heben wir das Potenzial der Best Practice aus fünf Verlagshäusern, um gemeinsam einen optimalen Weg zu gehen, reduzieren damit die Total Cost of Ownership und sind zeitgleich im Rollout neuer Features innovationsfähiger und schneller. Der Effekt: Von allem, was wir in und mit PONDUS verbessern, profitieren immer gleich fünf Verlage!

Dominik Huber (c)Pondus

Die einzelnen Unternehmen der Holtzbrinck Buchverlage haben ja durchaus unterschiedliche Profile. Herr Huber, wie lassen sich solche Unterschiede in einer Verlagssoftware so abbilden, dass tatsächlich alle von dem System profitieren?

Durch die dezentrale Ausrichtung der Holtzbrinck Buchverlage haben wir einen guten Überblick über die jeweilig individuellen Applikationslandschaften, Tools und Arbeitsprozesse in Deutschland. Das Ganze wird unterstützt durch den Erfahrungsaustausch mit Macmillan in Großbritannien und den USA.
Entlang der Wertschöpfungskette der Holtzbrinck Buchverlage haben wir eine Bestandsaufnahme darüber vorgenommen, welcher Verlag mit welchen Rollen an welchen Prozessen arbeitet. Anhand der so entstandenen Prozess-Landkarte und des Feedbacks ausgewählter Key User haben wir Einsatzszenarien für eine mögliche Verlagssoftware entwickelt.
Diese haben wir dann nach unterschiedlichen Kriterien wie Usability, User Acceptance, Integrationsfähigkeit, Feature-Tiefe, Technologie- und Prozess-Reifegrad sowie Kosten bewertet.
Dabei hat sich PONDUS als besonders stark im Umfeld der Produktinformationsplanung und -verwaltung, sowie bei Marketingprozessen erwiesen. Im Zeitalter des Internet ist natürlich auch die Browserfähigkeit der Verlagssoftware ein Must-have. Auch hier punktet PONDUS.

Eine gelungene Softwareeinführung – zumal über mehrere Verlage hinweg – setzt gute Kommunikation und Organisation voraus. Wie beurteilen Sie aus dieser Perspektive die Zusammenarbeit mit PONDUS (Qualität, Termintreue, agiles Arbeiten etc.)?

Hier möchte ich zunächst einmal dem Management der Buchverlage und den Vertretern aus den Buchverlagen, also unseren Product Ownern, danken. Sie haben es in mühevoller Kleinarbeit und durch eine fachliche Harmonisierung geschafft, die Grundvoraussetzungen für eine übergreifende PONDUS-Einführung zu schaffen. Die Bereitschaft für diesen Change ist nicht selbstverständlich, wir hatten aber die richtigen Leute im Projektteam der Holtzbrinck Buchverlage und der hgv, um diese Herausforderungen zu meistern.

Nachdem PONDUS nicht der einzige, aber ein wichtiger Baustein in unserer Applikationslandschaft ist, war es die Herausforderung, die unterschiedlichen Vorgehensmodelle unserer Verlagssoftware-Lieferanten und unserer hgv-Software-Entwickler unter einen Hut zu bringen und die Lieferketten zu synchronisieren.

Dabei war und ist die Zusammenarbeit mit PONDUS sehr angenehm, gut strukturiert und professionell. Die agile Vorgehensmethodik und die Auslieferung in zwei- bzw. vierwöchentlichen Sprints haben uns dabei bei der Planung sehr geholfen. Auch das hohe Qualitätsbewusstsein der PONDUS-Kolleginnen und -Kollegen und auch die Bereitschaft, das ein oder andere Mal die „Extrameile zu gehen“, wissen wir sehr zu schätzen.

 Herr Huber, wie begleiten Sie Ihre Kunden eigentlich bei der Software-Einführung? Was steht am Anfang der Kommunikation?

Die Einführung einer Software ist keine Einbahnstraße im Sinne von „Ihr von PONDUS, implementiert das dann bitte mal …“ . Es geht immer um das gemeinsame Arbeiten an einer Veränderung. Bei den Teams der Holtzbrinck Buchverlage waren die Offenheit für den Change-Prozess und das Bewusstsein dafür, dass dieser für alle Beteiligten echte Umstellungen mit sich bringen würde, wirklich besonders ausgeprägt. Und auch wir haben uns in diesem Prozess bewegt und verändert, indem wir die Software noch einmal auf den Prüfstand gestellt und viele Dinge optimiert haben.

Herr Gerlich, was ändert sich nun bei den Nutzungsmöglichkeiten für die langjährigen PONDUS-Kunden Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch?

Nach dem erfolgreichen Rollout bei Rowohlt im August 2018 und jetzt bei Argon und S. Fischer im Februar 2019 ist es das Ziel, alle Holtzbrinck Buchverlage bis zum Herbst 2019 auf der gleichen Basis-Version von PONDUS Model platziert zu haben. Um die Kosten des Betriebs zu reduzieren und auch, um nachhaltig sicherzustellen, dass die Holtzbrinck Buchverlage mit denselben Features arbeiten können, ist für uns die Mandantenfähigkeit von PONDUS Model ein sehr wichtiger funktionaler Baustein.

Aus fachlicher Sicht werden nicht nur die Kolleginnen und Kollegen von Droemer Knaur und Kiepenheuer & Witsch von einem moderneren, neueren PONDUS Model profitieren, sondern insbesondere auch die Verlage, die bis dato noch nicht das Vergnügen hatten, mit PONDUS zu arbeiten. Mit einem zentralen PONDUS-System profitieren somit die bisherigen Anwender von den von nun an etablierten „Best in Class“-Prozessen, also auch von den Erfahrungen anderer Verlage, die in PONDUS Model eingeflossen sind und in Zukunft einfließen werden.

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