E-Procurement: Das Einkaufssystem der Zukunft – Zwischenbilanz zur Messe in Nürnberg

E-Procurement heißt das elektronische Bestellsystem der Zukunft und wird auch über kurz oder lang den Buchhandel nicht kalt lassen. Einige Buchhandlungen zum Beispiel C. Boysen in Hamburg, wir berichteten im Heft) arbeiten damit schon längst und haben ihr Rechnungsgeschäft umgestellt. Auch Libri und KNV bieten erste Systeme an. Vorteil: Die Unernehmen verwalten über Online-zugnag ihre Aktivitäten selbst. Aus einem hinterlegten Katalog können sie selbst bestellen, nicht mehr gebrauchte Lieferungen auch abbestellen oder den Bestellrhytmus verändern.

Doch auch für den Buchhandel stecken in dem System, das für Großunternehmen wie Siemens längst zum Alltag gehört und Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich beim Einkauf ermöglicht, noch viele Potentiale. Aber auch andere Branchen sind noch dabei, das zu erkennen, wie die Aussteller in einer Pressemeldung berichten.

„Die Unternehmen erzielen nachweisbare Erfolge im Einsatz mit Tools für die elektronische Beschaffung: Bei den Prozesskosten durchschnittlich zwischen 15 und 30 %, bei den Einstandspreisen im Schnitt zwischen 5 und 10 %. Das hat das „BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2006“ ergeben, das der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME; Frankfurt) bereits im 3. Jahr im Vorfeld der e_procure & supply in Nürnberg (Fachmesse mit Kongress für Beschaffungs- und Lieferanten-Management) durchgeführt hat. Die Analyse erfolgte durch die Universität Würzburg (Lehrstuhl Industriebetriebslehre). 93 Unternehmen haben sich beteiligt, darunter 47 Großunternehmen (mit über 2 000 Mitarbeitern) und 46 KMU.

„Das Barometer konstatiert eine 2. Welle des E-Procurement. Ein Großteil der Unternehmen hat sich lange Zeit nicht mit der elektronischen Beschaffung auseinandergesetzt, ist aber nun seit ca. einem Jahr in der Einführung bzw. aktuell mit der Einführungsplanung beschäftigt“, so BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Holger Hildebrandt. Nur noch 14 % der Unternehmen meinen, auf elektronischen Kataloge (Desktop Purchasing) verzichten zu können, ein Viertel glaubt das in Bezug auf E-Sourcing-Lösungen (elektronische Auktionen/Ausschreibungen).

Der Trend der Vorjahre bestätigt sich weiter – elektronische Kataloge werden schneller ausgebaut als andere Lösungen. Das Volumen der Katalog-Artikel (C-Artikel) wird bei
73 % der Unternehmen weiter steigen. Offenbar integrieren die Unternehmen im E-Sourcing- und E-Collaborations-Bereich (Zusammenarbeit bei Entwickung, Austausch von Produktionsplänen etc.) verstärkt Güter von mittlerem Beschaffungswert (B-Artikel), deren Anteil sich bei 63 % der Unter­nehmen erhöhen soll. Der Anteil der strategisch bedeutsamsten A-Güter steigt auch weiter (43 %).

Während bei Katalog-Artikeln die Erwartungen bei KMU und Großunternehmen in etwa identisch sind, werden die Anteile bei den Gütern mittlerer bis hoher strategischer Bedeutung bei Großunternehmen stärker als bei KMU steigen.

Bei der Nutzung elektronischer Kataloge besteht ein deutlicher Unterschied zwischen KMU und Großunternehmen: 88 % der Großen setzen entsprechende überwiegend seit mehreren Jahren ein. Bei KMU sind dies nur 51 %; bei 22 % der KMU laufen zurzeit Einführungsprojekte.

E-Sourcing-Tools werden seit ca. einem Jahr verstärkt implementiert; ein großer Teil (22 % aller Unternehmen bei Ausschreibungen, 17 % bei Einkaufsauktionen) denkt über die Einführung nach. Auch hier sind die Großunternehmen/Konzerne schneller als KMU.

Die verstärkten Bemühungen bei der Einführung der Systeme dürfen jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Anteil der Güter, die darüber abgewickelt werden, gemessen am möglichen Volumen häufig noch relativ gering ist. Während 38 % der Unternehmen bereits über 50 % des katalogfähigen Volumens integriert haben, erreicht die Mehrzahl der Unternehmen (81 %) weniger als die Hälfte des möglichen Ausschreibungsvolumens. Die Hälfte der Unternehmen schreibt sogar lediglich weniger als 10 % des möglichen Volumens elektronisch aus. Bei Auktionen versteigern knapp drei Viertel der Unternehmen weniger als 10 % des auktionsfähigen Be­schaf­fungsvolu­mens. Im Bereich E-Collaboration stehen viele Unternehmen ebenfalls noch am Anfang: 63 % wickeln weniger als 10 % des kollaborationsfähigen Volumens ab.

Fazit:

Die „2. Welle“ des E-Procurement bringt in vielen Unternehmen momentan eine Vielzahl von Aktivitäten rund um die Einführung bzw. den Ausbau der E-Tools mit sich. Während Kataloglösungen mittlerweile ausgereift sind und diese wohl in den nächsten 2 bis 3 Jahren von den meisten Nachzügler-Unternehmen eingeführt werden, stehen im Bereich
E-Sourcing und E-Collaboration bei Systemanbietern und auf Anwenderseite noch eine Reihe von „Hausaufgaben“ an. Insbesondere muss die Beschaffung auch im Bereich der hochwertigen Güter die Vereinheitlichung und Dokumentation von Prozessen und Materialgruppen weiter vorantreiben.

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