Cheftreff... 28.09.2006 10:33

... mit Helmut Benze: Chefsache „Weiterbildung“ (IV): Wie Sie die Weiterbildungsmaßnahmen für Ihr Unternehmen vorbereiten und dabei langfristig Zeit und Aufwand sparen.

Ein Beispiel, wie es nicht im Buche steht:

Der Höherwechsler
Der Chef, den ich hier angemessen verfremdet schildere, könnte Elias Canetti für einen einer fünfzig Charaktere (in der „Ohrenzeuge“, Hanser Verlag) Modell gesessen haben: „Der Höherwechsler gibt mehr heraus, als er bekommt. Er weiß und hat mehr als jeder. Einem Einbrecher packt er soviel auf, dass er unter der Last zusammenbricht. Dann hilft er ihm, es die Treppe herunterzutragen. Dann zeigt er ihm noch den Weg und warnt ihn vor Gefahren.“

Unser Höherwechsler hatte es nach einer an Bildung und Ausbildung kargen Kindheit zu viel gebracht. Als Chef einer großen Buchhandlung und eines kleinen Verlages wollte er seinen Mitarbeitern mit vollen Händen geben, woran es ihm gemangelt hatte. Die Mitarbeiter durften sich aussuchen, welche Themen und welche Art von Weiterbildung sie sich wünschten. Um ihren freigebigen Chef nicht zu enttäuschen, machten sie von seinem großzügigen Angebot großzügigsten Gebrauch. Die gewählten Themen hatten viel mit schöner Literatur, mit entlegenen Kulturen, mit Esoterik und ganzheitlichem Leben zu tun. Die Anbieter dieser Themen wurden ebenso wenig geprüft wie die Relevanz dieser Themen für Buchhandlung und Verlag.

Der Höherwechsler und seine Höhenflieger wurden zu gefragten Mitgestaltern kultureller Veranstaltungen der Universitätsstadt. Den Buchhandel und die professionelle Versorgung der Studenten und Institute betrieben erfolgreich die Wettbewerber. Diese ließen ihre Mitarbeiter bestens schulen, um sie noch besser auf die Wünsche ihrer Fachkunden einzustellen.

(So waren z. B. auf einem Seminar dreier Medizinverlage über Präsentation, Beratung und Verkauf medizinischer Lehrwerke alle Buchhandlungen der betreffenden Universitätsstadt vertreten, die Höhenflieger jedoch nicht.)

Was hat die Wettbewerber u. a. so erfolgreich und schließlich unaufholsam überlegen gemacht?
Ihre Chefs hielten sich im Großen Ganzen an Empfehlungen und Erfahrungen, die sich bewährt hatten und die bei einem lokalen Cheftreff detailliert diskutiert worden waren. (Der Höherwechsler hatte daran nicht teilgenommen. Die Begründung: Seine Mitarbeiter verfügten über Autonomie in Sachen Weiterbildung.)

Ich lade Sie hiermit zu diesem Cheftreff ein:

> Gründlich von Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermittelter Weiterbildungsbedarf gewährleistet wirklich bedarfsgerechte Qualifikationssteigerung um so sicherer, je besser die Maßnahmen vorbereit werden.

> Erst die sorgfältige Vorbereitung der Schulungsmaßnahmen garantiert Ihnen langfristige, dem gesamten Unternehmen nützliche Erfolge.

> Optimale Vorbereitung umfasst:
1.) Auswahl und individuelle Einstimmung der Mitarbeiter.
2.) Vereinbarungen mit jedem zu Schulungen delegierten Mitarbeiter über den Wissens- und Erfahrungstransfer, den das Unternehmen von ihm erwartet.
3.) Prüfung und Vergleich der Anbieter von Weiterbildungsmaßnahmen.

> Es hat sich bewährt, für Weiterbildung eine Art Frühwarnsystem einzurichten, damit rechtzeitig die Fertigkeiten und Kompetenzen geschult werden, die für die Zukunft des Unternehmens besonders wichtig sind.

> Wenn Sie es als Chefsache betrachten, auch die methodischen und didaktischen Merkmale der Schulungsangebote zu prüfen, können Sie Ihre Weiterbildungskultur noch besser steuern. (Welche Methoden und welchen Methodenkombination wenden die Referenten an? Wie intensiv werden die Lernenden durch Gruppenarbeit, Rollenspiele und praxisnahes Training so aktiviert, dass sie nach der Schulung zu gesteigerter Wert schöpfender Mitarbeit und qualifizierter Multiplikation im Unternehmen fähig sind?)

Wie wichtig dieser Prüfstein ist, zeigt folgende wahre Geschichte:

Cicero und die Domina
Der Referent, dessen Domäne Marketing und Werbung war, begeisterte die Seminarteilnehmer durch bühnenreife Deklamationen und flammende Appelle für jede Art von Marketing. Man fühlte sich bequem unterrichtet und bestens unterhalten. Die Anwendung der unerhört brillanten Monologe des (von einer Seminargruppe so genannten) Cicero wurde nie diskutiert, geschweige denn geprobt. Man ging mit vollen Herzen aber lehren Händen in den Alltag. Zuvor jedoch in den nächsten Seminarbaustein: Verkauf und Kundenkommunikation.

Dessen Referentin wurde von einer Gruppe als Domina bezeichnet, weil sie die Teilnehmer zwang, aktiv zu werden. Nicht mit der Peitsche sondern durch Anstiftung zu permanenter praktischer Anwendung dessen, was sie in Kurzreferaten und moderiertem Erfahrungsaustausch allen Teilnehmern zugänglich gemacht hatte. Die Teilnehmer hatten ihre Gruppenarbeit selbst zu organisieren. Ihre Präsentationen der Ergebnisse wurden freimütiger Teamkritik unterworfen, zu der alle Teilnehmer die Kriterien erarbeitet hatten.

Dieser Zwang zur Präsentation, zu konstruktiver Kritik und zur Bereitschaft mit Gruppenkritik umzugehen gefiel durchaus nicht allen. In der Seminarbewertung erhielt der bequeme Cicero beste Noten. Die unbequeme Domina wurde oft mit schlechteren Noten bestraft.

Viele Chefs freilich bewerteten die Schulungsergebnisse in der Praxis genau umgehrt. Und hätten sich für Ihre Mitarbeiter mehr Dominas als Ciceros gewünscht.

> Für die Wahl zwischen betriebsinternen oder externen Weiterbildungsmaßnahmen gibt es kein Rezept. Wohl aber die Empfehlung für einen ausgewogenen Mix und dafür, die folgenden Prüfsteine auch zur Chefsache zu machen. Bei der Entscheidung sind fünf Kriterien abzuwägen:

1.) Ziel der Weiterbildungsmaßnahmen und Kompetenzprofil der Mitarbeiter
2.) Thema oder Themenkombination
3.) Dauer der Maßnahmen (einschließlich der Reisezeiten)
4.) Interne Vorraussetzungen für interne Schulungen (Räume, Arbeitsteilung)
5.) Kosten-Nutzen-Analyse

> Für interne Schulungen sprechen mindestens fünf Gründe:

1.) Professionelle Referenten und Trainer gewährleisten Ihnen Schulungen, die alle betriebsspezifischen Besonderheiten Ihres Unternehmens berücksichtigen.
2.) Trainer und Berater geben Ihnen darüber hinaus ihre Einschätzung über Ihr
Team, über den ersten Eindruck Ihres Unternehmens, Ihre Präsentation und Einrichtung. Das ist eine kostenlose Zusatzleistung, die bei externen Schulungen entfällt.
3.) Die unmittelbare Verknüpfung der Schulung mit dem Arbeitsplatz löst bei Ihren Mitarbeitern und beim Trainer sehr viel mehr Assoziationen aus, die z. B. Kunden und Arbeitsabläufe einbeziehen. So können schwierige Situationen oder durch räumliche Vorgaben bedingte Kommunikationslinien viel realistischer als Trainingsthemen eingebaut werden. Das steigert die Praxisnähe erheblich.
4.) Falls Sie Weiterbildung als wichtigen Teilschritt einer strategischen Neuausrichtung betreiben wollen (Filialgründung, Auseinandersetzung mit großen Wettbewerbern, die sich an Ihrem Standort niederlassen wollen, Entwicklung neuer Verlagsprogramme oder CI-Bildung) rate ich Ihnen zu betriebsinterner Beratung und Schulung. Sie und Ihre Mitarbeiter können offen über Ihre Absichten sprechen und sich im geschützten Raum beraten lassen.
5.) Wenn Sie mehrere Mitarbeiter schulen oder das gesamte Team trainieren lassen wollen, sparen Sie Kosten und Reisezeiten, wenn Sie Trainer ins Unternehmen holen.

> Für externe Weiterbildungsmaßnahmen sprechen:
1.) Der Erfahrungsaustausch mit Kollegen aus anderen Unternehmen – gelegentlich auch aus anderen Sparten der Buchbranche - erweitert den Horizont Ihrer Mitarbeiter. (Bei nahezu allen externen Schulungen wünscht die Mehrheit der Teilnehmer mehr Zeit zum Erfahrungsaustausch mit Kollegen.)
2.)
Anregung: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu externen Schulungen schicken, besprechen Sie anhand der Teilnehmerliste, welche Themen beim Kollegenaustausch vornehmlich berührt werden sollten. Das hat nichts mit Ausforschen wohl aber mit Benchmarking zu tun.

3.) Manche Mitarbeiter lernen intensiver, wenn sie sich für kurze Zeit vom Berufsalltag lösen und von der Lernbereitschaft anderer Teilnehmer zusätzlich motivieren lassen können. Dazu kommt, dass andere Teilnehmer häufig sehr interessante Fragen aufwerfen, deren Beantwortung oder Diskussion alle weiterbringt.
4.) Besondere Vorteile bringen alle Schulungen in den Räumen anerkannter Weiterbildungsinstitutionen, da die Teilnehmer hier die Chance haben, Fachleute zu vielen Themen zu treffen und sich einen Rat oder Tipp einholen können. (Ich erlebe immer wieder, wie intensiv Seminarteilnehmer von Veranstaltungen auf dem Seckbacher Campus diese Chance nutzen. Die Dozenten sind in den Pausen zuweilen förmlich umlagert und beantworten stets gern alle möglichen Fachfragen. Chefs haben in Seckbach darüber hinaus die einmalige Gelegenheit, Weiterbildungsthemen sowohl mit dem Direktor der Schulen des Deutschen Buchhandels, dem Direktor der Buchhändlerschule, dem Leiter des Seckbacher Kollegs und der Fachschule, dem Leiter des Fernlehrgangs und dem Bildungsdirektor der Börsenvereins besprechen zu können.)

> Es lohnt sich, die Angebote der Institutionen und unabhängigen Trainer systematisch zu vergleichen. Ihre Landesverbände, die Schulen des Deutschen Buchhandels www.buchaendlerschule.de und die Abteilung Berufsbildung des Börsenvereins können Ihnen dabei viele nützliche Hinweise geben.

> Der Zeitaufwand, Programme und Methoden thematisch vergleichbarer Angebote zu prüfen, zahlt sich langfristig aus und ist in jedem Fall sinnvoll. Oft werden unter ähnlichen oder gleichen Themenstellungen durchaus erheblich unterschiedliche Schulungen abgehalten. Nur vorherige Prüfung gewährleistet, dass Ihre und die Erwartungen Ihrer Mitarbeiter möglichst weitgehend erfüllt werden. (So kann man z. B. das Thema „Selbstmanagement“ überwiegend als reines Zeitmanagement abhandeln oder den Schwerpunkt auf die Selbststeuerung der Persönlichkeit zu legen. „Verkauf“ kann ausschließlich als Anwendung von Verkaufstechniken trainiert werden. Oder bevorzugt die individuelle Fähigkeit entwickeln, Verkauf als eine besondere Art und Weise überzeugender Kommunikation zu gestalten und in das (überwiegend nicht verkäuferisch ausgerichtete) Selbstverständnis der meisten BuchhändlerInnen
zu integrieren.

> Sie sparen viel Zeit und Mühe, wenn Sie nicht nur mit der Checkliste aus Folge 17 der Serie Cheftreff (BuchMarkt online vom 28.08.06; letzter Absatz) arbeiten, sondern die folgende Checkliste zur Angebotsanalyse prüfen und übernehmen:

Wenn Sie sich den Merkmalskatalog nach Ihren besonderen Wünschen einrichten und gewichten, verfügen Sie über allgemein bewährte Grundkriterien. Diese können Sie um betriebsspezifische Kriterien ergänzen und haben dann jederzeit eine übersichtliche, bequem handhabbare Entscheidungsgrundlage:

A Inhaltliche Prüfsteine

Welche Informationen sind ausreichend, welche müssen ergänzt werden?
> Thema des Angebots
> Lernziele
> Möglichst genauer Inhalt der Schulung / des Workshops
> Methoden / Methodenmix
> Praxisrelevanz und Anteile aktiver Mitarbeit der Teilnehmer
> Wie wird die Schulung abgeschlossen? Zertifikat? / Teilnahmebestätigung?

B Adressatenbezogene Prüfsteine:
> An wen richtet sich die Veranstaltung vornehmlich?
> Welche (optimalen) Voraussetzungen sollten die Teilnehmer erfüllen?
(Kommentar: Es lohnt sich, genau nachzufragen. Was es z. B. bedeutet, wenn eine Veranstaltung für “Fortgeschrittene” angeboten wird. Sollen diese bereits über gründliche Erfahrungen verfügen oder haben sie gerade erst die Lehrzeit beendet? Da ein guter Referent Rücksicht auf die Mehrheit einer Seminargruppe nehmen muss, kann es passieren, dass er nach dem Geleitzugprinzip das Lerntempo drosselt. Zum Nachteil für wirklich Fortgeschrittene.)

C Referenten / Dozenten / Trainer:
> Über welche fachlichen Kompetenzen verfügen sie?
> Welche Erfahrungen bringen sie ein?
> Mit welchen Methoden arbeiten sie?
> Bei welchen Kollegen kann eine Einschätzung über Referenten eingeholt werden?
> Welchen Service bieten die Referenten?
(Stehen sie z. B. auch nach der Schulung zu individueller Konsultation zur Verfügung? Unentgeltlich?)
> Verfügen Referenten / Berater über Einzelcoaching-Kompetenz? (Z. B. zur Förderung von Mitarbeitern, die leitende Aufgaben übernehmen sollen.)

D Weiterbildungs-Institution und andere Anbieter (z. B. Verlage):
> Pädagogisches und fachliches Profil
> Leitbild
> Mitarbeiter und Referenten / Dozenten
> Tradition
> Trägerschaft
> Räumliche Voraussetzungen
> Technische Ausstattung
> Besondere, branchenspezifische Merkmale
> Referenzen
> Schulungsunterlagen
> Verkehrsanbindung
> Umfeld des Veranstaltungsortes (Förderung des Lernklimas?)
> Bei Verlagen oder Firmen des Zwischenhandels: Profil und Interessen
> Ausgewogenheit der Inhalte (Z. B.: Werbeveranstaltung?/ Berücksichtung des Wettbewerbs? / Anwendbarkeit auf andere Produkte und Programme?)
> Methodische Kompetenz der Verlagsmitarbeiter
> Unabhängigkeit externer Referenten
> Verstärkung des Lernerfolgs und des Praxisbezugs durch externe Moderation
> Unterstützung der Teilnehmer bei der praktischen Anwendung
> Unterstützung der Teilnehmer bei der betriebsinternen Multiplikation

E Zeiteinteilung und Organisation:
> Termin
> Beginn und Ende (incl. Schlussrunde und Schulungskritik)
> Zeiteinteilung (Zahl der Lehr- und Trainingsstunden / Einzelgespräche mit Referenten)
> Mindest- und Höchstzahl der Teilnehmer (Ab ca. 20 Teilnehmern wird die aktive Beteiligung schwierig. Nur erfahrene Referenten sind in der Lage, Lern- und Trainingsgruppen ab 15 bis zu 35 Teilnehmern gut zu führen und auf individuelle Interessen angemessen einzugehen.)

F Kosten und Anmeldeformalitäten:
> Teilnehmerbeitrag
> Zusatzkosten (Reise / Unterbringung / Lernmaterial)
> Ermäßigungsmöglichkeiten (Mengenrabatt etc.)
> Prüfungsgebühren
> Folgekosten (Abrundung der Schulung z. B. durch Aufbaukurs)
> Anmeldeverfahren
> Beratung bei der Anmeldung
> Rücktritts- oder Stellvertretungsregelungen (Kann notfalls ein anderer Teilnehmer geschickt werden?)
> Zahlungsmodalitäten

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihren Weiterbildungsplänen und –maßnahmen!

In der nächsten Folge lesen Sie:
Vorbereitung und Auswahl der Mitarbeiter
Abwägung von Nutzen und Kosten
Steigerung des Nutzens jeglicher Weiterbildung durch interne Multiplikation
Sicherung des Weiterbildungserfolges
Bewertung von Schulungen und von betriebsinternen Seminaren durch Externe

Helmut Benze
Telefon 0049 (0) 621-41 49 74
e-mail:

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