Cheftreff... 31.10.2005 13:31

...mit Helmut Benze zum Thema: Führen durch CI – Marktführerschaft mit CI

Redaktionelle Vorbemerkung

Mit dieser Folge setzt unser Autor die „Serie in der Serie“ fort. Dem Thema „Führen durch CI“ wird er je nach Leserinteresse noch ein bis zwei weitere Folgen widmen. Leserreaktionen haben gezeigt, dass die authentischen (lediglich anonymisierten) Werkstattauszüge als besonders hilfreich gewürdigt werden, da sich aus ihnen erkennen lässt, wie bestimmte Abläufe konkret vor sich gehen. Unser Autor wählt bei diesen von ihm begleiteten Abläufen jeweils vor allem die Sequenzen aus, die zum grundlegenden Verständnis wesentlich und die besonders gut für Erfahrungstransfer geeignet sind. Auch wenn das nachfolgende Beispiel aus der Verlagsarbeit stammt, ist der bei weitem größte Teil der Erfahrungen auf alle anderen buchhändlerischen Unternehmen und Einrichtungen übertragbar.

Wie wird das Unternehmen in den CI-Prozess einbezogen? Beispiel für ein Zwischenergebnis einer CI-Arbeitsgruppe, die ihre Vorschläge allen Kollegen und der Geschäftsleitung zur Diskussion und Bewertung stellt.

A Begleitschreiben mit Bewertungssystem

B Vorschlag für Vorwort und Präambel

C Sammlung besonders drängender Probleme und Fragestellungen

D Sein, Arbeiten, Miteinander umgehen und Wirken

A Begleitschreiben mit Bewertungssystem

Arbeitsgruppe CI des XY-Verlages

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir legen Ihnen hiermit das vorläufige Ergebnis der Arbeitsgruppe „Corporate Identity“ vor. Vorläufig kann es nur sein, weil Sie alle gefragt und gefordert sind. Wir waren uns ja von Anfang an einig darin, dass auch eine aus Ihrer Mitte gewählte Arbeitsgruppe kein Parlament sein soll, das für Sie entscheidet und die Gesetze des künftigen Umgangs miteinander sowie die Unternehmensleitlinien des Verlags verkündet. Gemeinsames Ziel bleibt, dass sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Geschäftsleitung möglichst vorbehaltlos, besser: möglichst engagiert, mit unserer künftigen CI identifizieren und dafür Sorge tragen sie ebenso lebendig wie beständig zu halten. So stehen wir auch dazu, diesen Schritt als eine wichtige Stufe in einem Prozess zu begreifen, der offen bleiben muss für neue Einsichten und für noch bessere Ideen.

Unser Entwurf hat folgende Teile:
> Sammlung besonders drängender Probleme und Fragestellungen.
> CI-Vorschlag gegliedert in
-° Vorwort / Präambel
-° Themenkreise „Sein, Arbeiten, miteinander umgehen und Wirken“

Wir haben die CI in Modulen formuliert.
Die einzelnen Punkte wurden in den Workshops des vergangenen Jahres zusammengetragen, von der Arbeitsgruppe zusammengefasst und redigiert sowie um die Punkte erweitert, die der Geschäftsleitung besonders wichtig waren.

(Anmerkung Benze: Der Verlag, den einige Hundert Mitarbeiter und drei Geschäftsführer betreiben, befand sich in einer Auf- und Umbruchphase, die durch einige erhebliche Konflikte zur großen Herausforderung wurde. Aus der externen Beratung zog die Geschäftsleitung eine bemerkenswerte Konsequenz: Sie stellte das ganze Unternehmen und sich selbst auf den Prüfstand. Alle Abteilungen gingen mit externem Berater in Klausuren, erstellten Stärke- und Defizitanalysen und erarbeiteten Ideen für ihre Beiträge zum Turn Around und für künftige Strategien.)

Die CI steht nicht im „luftleerem Raum“. Die aktuelle Situation und damit der Auslöser für die CI-Erarbeitung galt es zu berücksichtigen. Dies ließ eine Sammlung der aktuell besonders drängenden Fragen und Probleme sinnvoll erscheinen, die wir dem CI-Papier vorangestellt haben. CI bedeutet ja nicht Harmonisierung um jeden Preis. Im Gegenteil. Wie die Ergebnisse der Arbeitsgruppen „Konfliktkultur“ und „Führungsleitlinien“ zeigen werden, wollen und müssen wir auf einem tragfähigen Fundament des gemeinsamen Vielfachen auch Rahmen und Kodizes verankern, mittels derer wir unsere Konflikte konstruktiv anpacken und lösen.

Unser Vorschlag beschreibt das zu erreichende Ziel, den anzustrebenden Zustand der Unternehmensverfassung.

Dieses Papier ist ein gründlich überlegter Entwurf. Auf dem Weg zur endgültigen Ausgestaltung bitten wir um Ihre Wertung und verantwortungsfreudige Mitarbeit:

Ihre Bewertung nach der – wie wir hoffen – ebenso einfachen wie differenzierten Systematik wird für die Arbeitsgruppe eine weitere wesentliche Vorgabe zur endgültigen Ausgestaltung der CI sein.

Wir sind gespannt auf Ihre Vorschläge.
Herzlichen Dank im Voraus
Arbeitsgruppe CI (folgten acht Namen in alphabet. Reihung)

Bitte bewerten Sie jeden typografisch markierten Satz und Absatz in den Rubriken
A = Inhalt sowie B = Formulierung.
Bei A vergeben Sie bitte die Wertungen 1 = unbedingt weglassen; 2 = weglassen; 3 = keine Meinung; 4 = reinnehmen, 5 = unbedingt reinnehmen.
Bei B vergeben Sie bitte 1 = noch ausformulieren; 2 = keine Meinung; 3 = Formulierung unverändert belassen.

B Vorschlag für Vorwort und Präambel

Corporate Identity des XY Verlages

Definition und Ziel

Corporate Identity (CI) definieren wir als unsere gemeinsam erreichbare Vision: Die unverwechselbare Unternehmenspersönlichkeit und das im Gesamtteam erarbeitete Selbstverständnis des XY Verlages. Sie stellt Leitsätze und Idealvorstellungen von Mitarbeitern und Geschäftsleitung übereinstimmend dar. Sie ist damit das Fundament des Arbeitens und Lebens im Unternehmen. Die Raumaufteilung des gemeinsamen Hauses, die Umsetzung der CI an den einzelnen Arbeitsplätzen liegt in der Verantwortung jedes Mitgliedes unseres Unternehmens. (Und sie wird bedingt durch die Ergebnisse der anderen Arbeitsgruppen, deren wiederum von allen Verlagsmitarbeitern zu verabschiedenden Grundsätze, Vorgaben und Regeln Bestandteil der CI werden.)

Wir wollen mit Hilfe der CI herausarbeiten, in welchen Leitsätzen und Idealvorstellungen Mitarbeiter und Geschäftsleitung übereinstimmen. So wollen wir Wege finden und verwirklichen, die das Arbeiten und Leben im und mit dem Verlag verbessern können.

Die CI-Arbeitsgruppe hat die Ergebnisse der verschiedenen Workshops (an denen als Klammer und Integrationsperson unser externer Berater teilgenommen und nach Mehrheits-Beschluss sowohl moderierend als auch Input gebend sowie Stellung beziehend mitgewirkt hat) zur folgenden CI verschmolzen. In diesem Stadium sind die visionären Leitsätze und Gedanken ein internes Diskussionspapier, dass später einmal die interne Zusammenarbeit prägen soll und auch im Fortgang des CI-Prozesses von unserer Verlagsarbeit geprägt werden wird.

Insofern ist die Verwirklichung der CI aus unserer Sicht ein dynamischer Prozess und eine Aufgabe, die eine wertvolle Option beinhaltet: Wir können und sollten auf äußere und interne Veränderung achtsam und zügig reagieren. Eine Vision wie unsere CI erweist ihre Qualität und Stärke im ständigen Vergleich mit der Realität. Ein Teil dieser Realität sind wir. Unsere Einstellungen, Haltungen und Handlungen.

Damit dieser Vergleich sofort beginnt, haben wir die aktuelle Sammlung besonders drängender Probleme und Fragestellungen vorangestellt.

Unsere CI soll einmal auf folgende Säulen gründen:
> Wie bzw. was wollen wir:
-° sein
-° arbeiten
-° miteinander umgehen
-° wirken?

> Führungsgrundsätze im XY Verlag

> Vorgaben für regelmäßige Mitarbeitergespräche

> Regeln und Kodex für die Konfliktbearbeitung.

C Sammlung besonders drängender Probleme und Fragestellungen

(Bemerkung Benze: Diese Sammlung dokumentiert einerseits Bestandsaufnahme und Befindlichkeit eines Verlages mit Geschichte sowie in Wissenschaft und Buchbranche hoch geschätztem Profil, andererseits erkenne ich einige Jahre nach dem CI-Prozess und nach Beratungsarbeit in anderen buchhändlerischen Unternehmen, dass die nachfolgend aufgeführten Probleme in den meisten Unternehmen genau so oder sehr ähnlich anstehen. Sie wurden jedoch in allen mir bekannten Fällen nicht so offen benannt, dass Klärungsprozesse in Gang gesetzt werden konnten. Vielen Chefs ist wohl nicht bewusst, gegen welche verborgenen Problembremsen sie ihren Erfolg erkämpfen. Das ist teuer und raubt Kräfte, die im direkten Wettbewerb am Markt besser eingesetzt werden könnten.)

> Berufliche Sicherheit ist nicht gewährleistet. Dieses betrifft den Erhalt der Arbeitsplätze, die Übernahme in unbefristete Arbeitsverhältnisse sowie die Standortsicherheit.
(Hier und bei allen folgenden Punkten folgt die Bewertungsspalte: A Note:... B Note:...)

> Arbeitsgebiete und Zuständigkeiten werden ohne Absprache geändert, die Betroffenen erfahren häufig erst durch Aushang von Ihren neuen Aufgaben.

> Inhaltliche Qualität und ökologische Produktion werden ökonomischen Gesichtspunkten untergeordnet.

> Das Unternehmen ist eher gewinnorientiert als Marken-Qualitätsbewusst.

> Für viele Mitarbeiter sind Verbesserungen nicht in Sicht, sie befürchten teilweise Verschlechterungen.

> Zuständigkeiten sind nicht klar und eindeutig definiert.

> Programmplanung und Programmstrategie sind nicht ausreichend transparent. Titelentscheidungen bleiben oft unverständlich.

> Die Kompetenz der Personalabteilung ist nicht nachvollziehbar.

> Manche Kompetenzen von Mitarbeitern werden zu wenig genutzt.

> Controllinginstrumente wie Kalkulationen oder Planungslisten werden zu oft ignoriert.

Volontäre werden trotz erkennbarer Besserung im Fortbildungsbereich als billige Arbeitskräfte eingesetzt.

> Entscheidungen werden zu spät bekannt gegeben.

> Misstrauen und Schuldzuweisungen sind zu häufig.

D Sein, Arbeiten, Miteinander umgehen und Wirken

Sein:
Wir sind ein innovativer Fachverlag mit den thematischen Schwerpunkten:...
Qualität ist ein wesentliches Merkmal, dass unseren Verlag in den Augen der Nutzer unserer Werke kennzeichnet.
(Auch hier folgt jedem Satz oder Absatz die Bewertungsspalte.)

> Der XYVerlag versteht sich als innovativer Fachverlag mit den derzeitigen thematischen Schwerpunkten:....Marktorientierung im Sinne von Aktualität, Qualität, und Preiswürdigkeit ist wesentliches Merkmal unseres Verlages.

> XY bewegt sich in einem sich ständig wandelnden Umfeld mit dichtem Wettbewerb mit rasch schwindenden oder neu entstehenden Märkten. Das erfordert Verpflichtung und Fähigkeit zu ständigem Wandel. XY hat den Anspruch, die daraus resultierenden Änderungen in Publikationsfeldern, Arbeitsinhalten und –methoden in der aktiven Mitwirkung mit den Beteiligten zu gestalten.

> XY bekennt sich zur Verantwortung gegenüber seinen Eigentümern und zur Gewinnerzielung innerhalb der sozialen Marktwirtschaft. Gewinne sind der Garant für die Innovations- und Investitionsfähigkeit des Unternehmens und damit auch für die Zukunftssicherung seiner Arbeitsplätze.

> Durch die Qualität unserer Produkte und Kommunikation (z. B. Marketing) werden wir unsere Marktanteile vergrößern und unsere Marktführerschaft in den Segmenten: ... ausbauen. Dabei beachten und befolgen wir Kriterien umweltschonender Herstellung und Vertriebsmaßnahmen.

> Die Motivation der Mitarbeiter und eine gute Arbeitsatmosphäre tragen das Unternehmen. Diese sind elementar davon abhängig, inwieweit der Verlag seinen Mitarbeitern berufliche Sicherheit bietet
und für einzelne Mitarbeiter Verbesserungen möglich sind und verbindlich zugesagt werden.

> Aufgabe und Anspruch ist die soziale Verantwortung für die Mitarbeiter und für die Sicherung der vorhandenen Arbeitsplätze.

Die zum Teil erheblich zu erneuernden Unternehmensstrukturen sowie die deutlich zu verbessernden Arbeitsabläufe werden ein gesteigertes qualitäts- und verantwortungsbewusstes Handeln aller
Beteiligten ermöglichen.

> Wir sind offen für neue Wege. Das kann zur Veränderung der bislang benutzten und produzierten
Medien, der Buchinhalte und auch der Arbeitsformen im Unternehmen führen.

Arbeiten:
Klare und nachvollziehbare, für die Menschen entwickelte Unternehmensstrukturen und die Optimierung der Arbeitsprozesse sehen wir als unabdingbare Voraussetzungen an, um die Verlags- und Mitarbeiterziele zu verwirklichen.

> XY ist ein auf der Grundlage seiner Unternehmensziele geführtes Unternehmen. Führung folgt den neu definierten Führungsleitlinien, die Bestandteil dieser CI werden und zu deren Einhaltung sowie Weiterentwicklung sich jeder leitende Mitarbeiter, jede leitende Mitarbeiterin verpflichtet.

> Jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeit und Arbeitsformen mitbestimmen und seiner individuellen Lebensplanung anpassen. Dies geht nicht ohne offene, transparente und zuverlässige Personalplanung.

> Hohe Fach- und Sozialkompetenz aller Beteiligten und klare Entscheidungsrichtlinien optimieren
den Arbeitsablauf. Die Geschäftsführung nutzt die Kompetenz der Mitarbeiter und bezieht sie in die Unternehmensentscheidungen ein.

> Faire und qualitätsvolle Aus- und Weiterbildungsangebote sind unabdingbar für jeden Mitarbeiter, insbesondere für die Auszubildenden und Volontäre. Das schließt sowohl die Ausbildungsorganisation, die Inhalte, die Arbeitsbelastung und nicht zuletzt auch die Zukunftsaussichten ein.

> Um ein Vertrauensverhältnis zwischen allen Beteiligten zu erreichen und um den Arbeitsablauf zu optimieren sind einmal getroffenen Entscheidungen verbindlich, solange sich die Gegebenheiten hierfür nicht grundlegend geändert haben.

> Die Arbeitsabläufe können und sollten dem jeweiligen Projekt angepasst werden.

> Generell gilt: Organisation und Strukturen richten sich nach den für unseren Erfolg gewählten Strategien.

Miteinander umgehen:
Eine gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist nur möglich, wenn jeder den anderen vorbehaltlos respektiert und seine individuellen Leistungen anerkennt. Das gilt auf und zwischen allen Ebenen des Verlages. Offene Informationspolitik und an den besten Beispielen orientierte interne Kommunikation stärken die Vertrauensbasis innerhalb des Verlages. (Wir schlagen in diesem Sinne eine weitere Arbeitsgruppe vor, die Vorschläge für eine professionelle interne Kommunikation sammeln und kreativ entwickeln sollte.)

> Wir wollen über die Sicherheit unserer Arbeitsplätze hinaus, dass uns die anspruchsvolle und kreative Arbeit Freude bereitet. Die sich dabei verstärkenden positiven Einstellungen geben wir weiter.

> Wir sind uns bewusst, dass wir mit konstruktiver Kritik und freimütiger Anerkennung der geleisteten Arbeit einen wesentlichen Beitrag zur Motivation der Kollegen und damit auch zur Qualität unserer Produkte und Dienstleistungen beitragen können – und werden.

> Konflikte werden wir ab sofort als Chancen begreifen, Missverständnisse zu klären oder Meinungsverschiedenheiten konstruktiv und fair auszutragen. Wir verpflichten uns dazu, die Regeln und Kodizes, die noch von der AG „Konfliktbearbeitung“ eingebracht werden als besonders wichtigen Bestandteil der CI zu würdigen und uns ohne Ausnahme danach zu richten. Die vorgesehene Konfliktkommission erhält von unserem externen Berater eine intensive Schulung, um instand gesetzt zu werden, bei Konfliktbearbeitungen kompetent und neutral zu helfen.
Die Geschäftsleitung des Verlages garantiert dabei insbesondere, dass Konflikte, die Mitarbeiter für nicht oder für nicht angemessen gelöst halten, von dieser Kommission aufgegriffen und durch persönliche Anhörungen aller Beteiligten und Betroffenen zu einer akzeptablen Lösung geführt werden.

Wirken:
Wir streben eine gewinnende, positive Ausstrahlung auf alle unsere Geschäftspartner an. Dieses wollen wir durch nutzenorientierte Produkte verwirklichen, deren Inhalte verlässlich und aktuell sind und die sich durch ein attraktives Leistungs-Preis-Verhältnis auszeichnen. Darüber hinaus sollen Verhalten und Kommunikation jedes XY-Mitarbeiters und jeder Abteilung stets aktiv dazu beitragen, dass unsere Partner Begegnungen und die Zusammenarbeit mit uns als angenehm und wertvoll erleben. Wie wir das praktisch und messbar erreichen, wird von einer AG formuliert und als eine der Zielvereinbarungen Bestandteil des CI.

> Wir wollen mit unseren Partnern langfristig und verlässlich zusammenarbeiten. Diese sollen uns stets als fairen, leistungsorientierten Partner schätzen.

> Unsere Firmenkultur zeichnet ein sehr guter Service mit kompetenten Ansprechpartnern aus.
Zuverlässigkeit und ständige Gesprächsbereitschaft zählen zu den beständigen Eigenschaften aller Mitarbeiter des XY Verlags.

> Die Gesprächsbereitschaft soll ausgebaut werden durch das Angebot und Initiieren von Diskussionsforen mit unseren Partnern und Kunden. Dazu erarbeiten Marketingabteilung, Redaktionsleitungen und Geschäftsführer Vorschläge.
> Der Verlag ist seinen Autoren in besonderem Maße verbunden und verpflichtet. Es ist sein Ziel, deren Werke und Urheberrechte zu respektieren und für deren optimale Verwertung im gemeinsamen
Interesse Sorge zu tragen.

In der nächsten Folge erhalten Sie praktisch bewährte Arbeitsergebnisse zu den Themen
Mitarbeitergespräch und Führungsleitsätze.

Viel Erfolg in Ihrer Führungsarbeit!
Helmut Benze
Telefon 0049 (0) 621-41 49 74
e-mail:

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